Dokumentation

Erste Schritte

1. Organisation anlegen über "Kostenlos starten" — der geführte Wizard fragt Name, Typ und gewünschte Module ab. Fortschritt wird gespeichert, falls eine E-Mail-Verifikation dazwischenkommt.
2. Teams anlegen unter Admin → Teams, damit Aufgaben und Schichten Gruppen zugeordnet werden können.
3. Mitglieder einladen per Einladungslink (kopieren & teilen), WhatsApp-Direkttext oder per Excel-Import für größere Gruppen.
4. Erste Aufgabe oder Schicht anlegen im Admin-Bereich. Mitglieder sehen sofort ihre zugewiesenen Aufgaben und Schichten im Dashboard.

Kernkonzepte

Organisation

Jede Organisation ist ein isolierter Bereich mit eigenen Mitgliedern, Rollen, Modulen und Daten. Ein Nutzerkonto kann mehreren Organisationen angehören — mit getrennten Rollen pro Organisation. Module (Aufgaben, Schichten, Finanzen, Ressourcen, Engagement, Events) können pro Organisation ein- und ausgeschaltet werden.

Rollen

Fünf Rollen steuern den Zugriff: Owner hat volle Kontrolle,Admin verwaltet Mitglieder und alle Module,TeamLead verwaltet Aufgaben im eigenen Team,Member sieht und bearbeitet eigene Aufgaben und Schichten,Viewer hat reinen Lesezugriff.

Aufgaben

Aufgaben haben Status (offen, in Arbeit, erledigt), Fälligkeit, Team-Zuordnung und optionale Nachweispflicht. Zuweisungsmodi: manuell, automatisch, Rotation oder zufällig. Mitglieder können offene Aufgaben selbst übernehmen wenn "claimable" aktiviert ist. Das Kanban-Board zeigt alle Aufgaben nach Status gruppiert.

Schichten

Schichten haben Datum, Start-/Endzeit, Ort, Kapazität und Zuweisungsmodus. Modi: Selbsteintragung, automatisch, Rotation (nach Engagement-Score) oder fest durch Admin. Anwesenheitsmodus pro Schicht: QR-Check-in, nur Admin oder keine Erfassung. Mitglieder können Schichten offiziell abgeben — Übergaben werden vom Admin genehmigt.

Veranstaltungen

Events bündeln Aufgaben, Schichten und Ressourcen zu einer Veranstaltung. Das Event-Dashboard zeigt Slot-Auslastung, offene Aufgaben und beschaffte Materialien auf einen Blick. Schichten und Aufgaben können beim Anlegen direkt einem Event zugeordnet werden.

Finanzen

Einfache Kassenführung: Einnahmen und Ausgaben per Formular oder Excel-Import erfassen. Kategorisierte Einträge, laufender Kassenstand, CSV-Export für externe Auswertung. Umfang und Kategorien sind pro Organisation konfigurierbar.

Engagement-Score

Optionales Punktesystem: Punkte für erledigte Schichten, Aufgaben und Ressourcen-Beiträge. Gewichtung pro Kategorie konfigurierbar. Rangliste im Admin-Bereich, persönlicher Score im Mitgliedsprofil. Admins können Punkte manuell korrigieren; alle Änderungen sind im Audit-Log sichtbar.

Einladungen & Onboarding

Drei Wege, um Mitglieder aufzunehmen: Einladungslink (zeitlich begrenzt, klickbar), WhatsApp-Direkttext mit Link, oder Excel-Import für Gruppen. Neue Mitglieder setzen beim ersten Besuch ein Passwort und landen direkt im Dashboard. Einladungen können widerrufen oder neu ausgestellt werden.

Schichten & Check-in

Ablauf von Zuweisung bis QR-Check-in und Admin-Bestätigung: Schichten & Anwesenheit.

API für Entwickler

Übersicht zu Authentifizierung und Schnittstellen: API-Dokumentation.

Datenschutz & Hosting

OrgFlow wird in Deutschland gehostet und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß DSGVO. Details in der Datenschutzerklärung und den Nutzungsbedingungen. Automatisierte Löschroutinen entfernen personenbezogene Daten nach Deaktivierung fristgerecht.